Wenn Projekte in einer Sackgasse stecken

Jeder kann ein Schiff steuern bei ruhiger See. Deutsches Sprichwort

Es gibt Projekte, die werden nach allen Regeln der Kunst im Sinne strukturierter, zielführender und aufgabenorientierter Projektarbeit durchgeführt und kommen dennoch an einen Punkt, wo sie zu scheitern drohen. Spätestens ab dem Zeitpunkt, wo sich diese Tatsache verklart, ist es an der Zeit, eine klare Analyse vorzunehmen und zu prüfen, ob man das Ruder noch herumreißen kann oder ob es nicht nur wirtschaftlich, sondern auch von sozialer Seite sinnvoller ist, ein Projekt vorzeitig zu beenden.

Mit der Analyse einer Problemstellung ist es ein wenig wie mit der SWOT-Analyse: Die einen sehen überall Risiken, die anderen blenden diese komplett aus. Je nach Krisenzustand eines Projekts leugnen die einen, dass dieser überhaupt existiert („das geht schon noch"), und die anderen sind nahe am Nervenzusammenbruch und machen sich längst Vorwürfe. Häufig liegt einer Sackgasse auch ein ungelöster Zielkonflikt zwischen Team, Klientinnen und Klienten oder Kostenträgern zugrunde. Es gibt keine schwierigere Situation für Projektleitende, und dennoch ist es eine, an der man persönlich und als Team wachsen kann.

Folgende Schritte sind bei der Analyse der Problemstellung hilfreich (in Anlehnung an Winkelhofer 2005):

1. Beschreibung der Problemstellung: Hierzu kann eine Kartenabfrage im Projektteam gemacht werden, oder jede Person formuliert ihre Ansicht und eine Person schreibt am Flipchart mit (oder in einer Software).
2. Risiken bewerten: Welche wirtschaftlichen Risiken entstehen bei Fortführung des Projekts, und welche, wenn das Projekt abgebrochen werden würde?
3. Themengruppen bündeln: Ähnlich wie bei der Workshopmoderation werden die aufgeworfenen Probleme zu Kategorien gebündelt.
4. Kategorie als Kernproblem: Eine Kategorie wird als Kernproblem identifiziert. Diese stellt sich bei der Beschreibung schnell heraus.
5. Erarbeitung von Lösungsansätzen: Unter der Fragestellung, welche Maßnahmen die Problemstellung lösen könnten, werden für das Kernproblem Lösungen gesammelt.
6. Auswahl von Lösungen: Während der Sammlung kristallisieren sich oftmals bereits zielführende Lösungen heraus, die zum Ziel führen können.
7. Kurzfristige Arbeitspakete: Anschließend werden schnelle Arbeitspakete in Form von Maßnahmen geschnürt, die zur Problemlösung beitragen.
8. Überprüfung der Maßnahmen: Alle Maßnahmen müssen quasi live überprüft werden. Besteht eine Problemstellung, ist der Handlungsbedarf immer schnellstmöglich.

Dieses Vorgehen ist die ausführliche Version des PDCA-Zyklus, den man sich bei einer Problemstellung ebenso heranziehen kann.