Meilensteine definieren

Meilensteine sind ein wesentlicher Bestandteil der strukturellen Arbeit in einem Projekt. Ist ein definiertes Ziel erreicht, ist ein Meilenstein geschafft. Moderner formuliert als „Roadmap" teilen sie ein Projekt in die wichtigsten Etappen auf, an denen sich auch externe Interessengruppen orientieren können.

Das Projekt wird dadurch in kleinere und schneller erreichbare Ziele unterteilt, die den jeweiligen Fortgang anzeigen. Meilensteine dienen damit auch an festgelegten Punkten der weiteren Entscheidungsfindung zum Verlauf des Projekts. Die Anzahl der Meilensteine ist von der Projektgröße abhängig und theoretisch nicht begrenzt. Es wird jedoch empfohlen, sie konkret und griffig zu formulieren, sodass Sie mit den wichtigsten auskommen (Kuster et al. 2019).

Beispiele für Meilensteine

Grundsätzlich dürfen Sie in Ihrem Projekt das als Meilenstein formulieren, was für Sie einen solchen darstellt. Beschränken Sie sich auf wesentliche Kernpunkte im gesamten Projekt. So können Meilensteine anzeigen, dass:

• der Projektantrag genehmigt wurde
• das Budget in vollem Umfang zugesagt ist
• ein Gebäude gefunden wurde
• ein Lieferant als Kooperationspartner festgelegt ist
• pädagogische Angebote ausgearbeitet wurden
• das Projekt in eine neue Phase (Umsetzungsphase) eintritt

Auch der Abschluss einer Projektphase wird als Meilenstein definiert (z. B. Planungsphase abgeschlossen). Wichtig ist, dass nur wesentliche Punkte als Meilenstein definiert werden. Als grober Richtwert können etwa maximal 12 Meilensteine genannt werden, es dürfen aber auch weniger sein. Die Zahl dient nur der Orientierung, damit man nicht Gefahr läuft, jedes Ziel als Meilenstein einzutragen.

Smarte Ziele oder gar einzelne Aufgaben hingegen finden sich nicht im Meilensteinplan. Dennoch spielt die Arbeit mit den Aufgaben, die auf dem Weg zum Ziel bearbeitet werden, eine ebenso wichtige Rolle. In einem Meilensteinplan lässt sich sehr gut erkennen, dass auf dem Weg zum nächsten Meilenstein oftmals nur ein schmales Zeitfenster liegt und somit Aufgaben gut geplant und aufgeteilt werden müssen. Im Seminar Planorientiertes Projektmanagement übst du das Setzen von Meilensteinen direkt an deinem eigenen Projekt, alternativ auch kostenfrei im ProjektNavigator-Webinar mit Terminplan & Gantt-Ansicht.